Mengelola Peralatan Kantor

Mengelola Peralatan Kantor

MENGELOLA PERLATAN KANTOR

A. Pengertian

  Peralatan kantor merupakan perangkat keras yang digunakan untuk membantu proses penyelesaian pekerjaan kantor yang menunjang aktvitas pencapaian tujuan kegiatan  organisasi kerja terkait dengan tugas pokok organisasi kerja. Perangkat keras ini  merupakan  rangkaian komponen / unsur - unsur dalam peralatan kantor sehingga dapat   menopang dalam  membantu proses penyelesaian pekerjaan administrasi.

B. Fungsi Peralatan

  Dalam penggunaan proses penyelesaian kegiatan administrasi kantor terkait dengan  kegiatan - kegiatan sebagai berikut :

 1. Membuat dokumen

2. Menggandakan dokumen

3. Mengolah data/ kata ( data processing/ word processing )

4. Berkomunikasi

5. Menyatukan dokumen

6. Menjilid dokumen

7. Memotong kertas

8. Dan sebagainya

PENGERTIAN DASAR KANTOR DAN TATA USAHA
Adapun jenis-jenis pekerjaan kantor sebagai berikut:
Pekerjaan kantor bersifat ketatausahaan, yaitu pekerjaan kantor yang banyak berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis menulis.
                a. Pengurusan dan penanganan surat (surat masuk dan surat keluar)
                b. Penyimpanan surat (kearsipan)
                c. Pengetikan
                d. Pengurusan kepegawaian
                e. Pengurusan keuangan
                f. Pengurusan perlengkapan
                g. Penggandaan
                h. Pembuatan laporan
Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan, yaitu pekerjaan kantor yang tidak banyak berhubungan dengan tulis menulis
                a. Menelpon
                b. Menerima tamu
                c. Memelihara gedung kantor
                d. Pelayanan keamanan
                e. Pekerjaan pesuruh

A. PERBEKALAN TATA USAHA.

Jenis-Jenis perbekalan tata usaha
1. Barang lembaran                 :Kertas, karton, karbon, dan berkas
2. Barang bentuk                     :Lem, karet, penghapus, tinta
3. Alat tulis kantor (ATK)      :Pensil, bolpoint, capnomor
4. Alat keperluan lainya          :Alat pencabut jepitan, mistar, bantalan cap
5. Mesin kantor                       :Mesin tik, mesin hitung, mesin stencil
6. Perabot kantor                     :Meja , lemari, peti besi
7. Perlengkapan lainy              :Lampu, kipas angina, AC

B. MESIN-MESIN KANTOR.

Yang dimaksud dengan mesin-mesin kantor adalah segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat dan mengolah bahan – bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha.

Macam-macam mesin kantor
1. Mesin ketik (type writer)
2. Mesin dikte (dictating machine)
3. Mesin hitung (calculating machine)
4. Mesin keperluan surat menyurat (mailing equipment)
5. Mesin pengganda warkat (duplicator/copier)
6. Mesin komunikasi(communication Equipment)

C. PERALATAN KANTOR
Peralatan kantor adalah segenap alat yang dipergunakan dalam pekerjaan tata usaha
Menurut kamus bahasa Indonesia, perlatan kantor berarti suatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan. Jadi peralatan kantor atau media kantor juga berfungsi sebagai syarat atau upaya untuk mencapai sesuatu

Macam-macam peralatan kantor:

·         Bak surat (dask trays)

·          Kalender meja (desk calendar)

·          Mistar (ruler)

·          Pena (pens)

·          Tangkai pena (pen holder)

·          Pensil (pencils)

·          Pena berwarna (colored pencil)

·         Penghapus pensil (eraser)

·          Kertas-kertas isap (blotter)

·         Gunting (shears) k. Penjepret kawat (setlaper)

·          Bak untuk jepitan kertas (tray for clips)

·          Bak untuk jarum-jarum (tray for pins)

·         Bak untuk karet-karet gelang (tray for rubber bands)

·         Berkas-berkas jepitan (binders)

·         Cap tanggalan (band dater)

·         Bantalan cap (stamp pad)

Macam-macam peralatan yang termasuk mesin-mesin kantor

·         Mesin kartu berulang (purches card machines)

·          Mesin jumlah (adding machines)

·          Mesin hitung (calculating machines)

·         Mesin tulis (type machines)

·         Mesin pengganda reproducing machines) f. Mesin label labeling machines)

·         Mesin penomor (numbering machines)

·         Mesin penghimpun lembar stensil (collator)

·          Mesin pelipat surat dan pemasuk sampul surat (folding machine and mail inserter)

·       Mesin perekam (tape recorder Dictaphone, transcriber)

D. HIASAN KANTOR
Hiasan kantor adalah benda – benda kantor yang pada umumnya menambah suasana menyenangkan di dalam kantor

·       Dekorasi

·       Hiasan Dinding

·       Taman

·       Vas

·       Lukisan
Alat Bantu Peraga(Audio Visual Aids)

·         Audio : Audible artina kedengeran,pengalaman hasil pendengaran

·         Visual:Visible artinya kelihatan,Pengalaman hasil penglihatan

Jadi Audio Visual Aids diartikan Alat bantu peraga yaitu alat digunakan sebagai alat komunikasi Contoh : Seorang penyanyi dengan para pendengar

Alat Bantu peraga di bagi menjadi 3

1.       Alat bantu peraga yang dapat ditangkap oleh panca indra

2.       Alat bantu peraga yang daat di proyeksikan atau dipntulkan

Contoh:

·         OHP(Over head Projector )

·         Slide projector

·         Film strip

·         Movie flm

·         Opaque projector

MENGGANDAKAN DOKUMEN

Pengertian Penggandaan

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Balai Pustaka, ditulis arti kata penggandaan, yakni : proses, cara, perbuatan menggandakan. Jadi kata menggandakan dapat diartikan, usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen. Dapat diartikan pula penggandaan dokumen, berarti suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai kebutuhan dengan menggunakan alat pengganda. Adapun pekerjaan yang dapat digandakan atau diperbanyak, antara lain : memperbanyak naskah atau dokumen sebagai bahan suatu pekerjaan, misalnya : memperbanyak undangan, memperbanyak bahan materi rapat dan sebagainya

Fungsi Penggandaan
Setiap organisasi yang besar atau kecil dengan tujuan yang berbeda-beda, tentu di dalamnya terdapat bagian yang melaksanakan tugas pokok dan bagian-bagian lain yang melaksanakan tugas penunjang.

Adapun fungsi bagian penggandaan bagi suatu kantor, antara lain :
1. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin
2. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya
3. Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari dokumen, sesuai keinginan pimpinan
4. Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya
5. Memberikan pelayanan informasi secara optimal dalam rangka efektivitas penyelesaian pekerjaan kantor.

Macam-Macam Alat Pengganda

Mesin pengganda banyak macamnya, antara lain :
1. Mesin foto copy biasa, yakni : suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi dengan menggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik statis.
2. Mesin rissograph, yakni : mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah warna sesuai keinginan.
3. Mesin stensil, yakni : suatu alat pengganda dokumen dengan menggunakan sheet stensil untuk digunakan membuat master copy, dan untuk menutup bagian sheet stensil yang salah ditutup dengan koreksi lak.
Untuk membuat master copy dapat menggunakan mesin ketik ( dengan cara memindahkan tulisan dengan mengetik di atas sheet stencil ), menggunakan printer ( mencetak di atas sheet stncyl tanpa menggunakan tinta ), atau pena stylus ( dengan menulis di atas sheet stencyl ).
Hasil yang diperoleh terdapat lubang – lubang sablon huruf , karakter, gambar yang akan digunakan untuk lewat tinta ketika pada proses penggandaan pada mesin stensil.

Mesin Foto Copy
Proses foto copy dimulai pada saat dokumen asli yang akan diduplikasikan diletakkan pada permukaan kaca. Kemudian dokumen tersebut disinari dengan cahaya yang berjalan. Bagian kertas putih akan memantulkan cahaya lebih banyak daripada bagian yang berwarna, untuk lebih jelas pelajarilah terlebih dahulu Bagian-bagian dari mesin foto copy, sebagai berikut :
1. Tutup asli (original cover, original holder, platen cover). Berfungsi untuk menutup atau memegang lembaran asli yang akan dicopy

2. Kaca tempat asli (original glass). Berfungsi untuk meletakkan lembar asli, pada bagian tepi kanan terdapat skala yang perbangkal pada titik tengah. Skala ini berfungsi untuk mengatur lembaran asli agar tepat pada posisi tengah

3. Papan tempat asli (original tray, original support). Berfungsi untuk meletakkan lembar asli yang belum dicopy atau yang sudah dicopy.

4. Tombol on–off (on-off switch, power switch). Berfungsi untuk menghidupkan dan mematikan mesin.

5. Papan hasil penggandaan (copy tray). Berfungsi sebagai tempat penampung hasil penggandaan

6. Kerangka mesin. Pada mesin tertentu di bagian samping terdapat tutup mesin yang mudah dibuka untuk mengganti tinta, memperbaiki kertas yang menggulung roll dan service mesin

7. Papan kertas untuk operasi manual (by pass feed table, manual feed table, by pass base). Berfungsi untuk operasi manual atau memasukkan kertas copy satu per satu

8. Baki kertas kaset (cassette). Papan kertas untuk mendapatkan penggandaan (salinan). Tiap baki memuat 250-500 lembar kertas dengan ukuran sendiri-sendiri, seperti : A4, A3, B4 dan B5

Mesin Foto Copy Besar
Mesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi, yakni :
1. Lembar kertas. Untuk menempatkan persediaan kertas copy

2. Papan dokumen otomatis. Untuk memasukkan dokumen/lembar asli secara otomatis, sangat bermanfaat untuk menggandakan lembar asli yang banyak

3. Papan penyortir (sorter). Untuk memisah-misahkan hasil penggandaan yang terdiri dari lembaran asli yang banyak dengan salinan yang banyak pula. Sorter ini terdiri atas 10 rak dan 20 rak

4. Papan kertas besar (large capacity). Untuk meletakkan kertas dalam jumlah banyak, dapat menampung sampai 1.000 lembar kertas dengan ukuran A4 dan B4

Pengoperasian Mesin Foto Copy
Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON

1. Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah

2. Dengan menekan tombol pengatur hasil copy.

3. Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki

4. Tekan tombol cetak (start)

5. Jika sudah selesai tekan tombol OFF